Předchozí zveřejněné díly seriálu pro organizátory závodu
Nedostatečné plánování a příprava
Role dobrovolníků bývá často podceňována, avšak jejich skutečný přínos je naprosto klíčový. Představme si například samotný proces registrace závodníků, který se obvykle odehrává ještě před startem závodu. Dobrovolníci zde zajišťují plynulost přihlašování, vydávají startovní čísla a v mnoha případech odpovídají na otázky účastníků, kteří mohou být nervózní nebo zmatení z celé organizace. Pokud by na této klíčové pozici nebyl dostatek pečlivě vyškolených a ochotných lidí, mohlo by docházet k dlouhým frontám, chybám při zadávání údajů nebo dokonce k tomu, že by někteří závodníci nestihli start.
Další důležitou oblastí, kde dobrovolníci hrají nezastupitelnou roli, je logistika a organizace na samotné závodní trati. Dobrovolníci zde například pomáhají s řízením dopravy, zejména na křižovatkách nebo v místech, kde trať závodu kříží běžné komunikace. Bez jejich asistence by mohlo dojít k dopravním komplikacím, nebezpečným situacím nebo dokonce k ohrožení bezpečnosti závodníků i ostatních účastníků silničního provozu. Tito lidé se často musí vypořádat s nečekanými situacemi, jako jsou zmatení řidiči, nedisciplinovaní chodci nebo třeba závodníci, kteří se na trati ztratí. Všechny tyto problémy je třeba řešit rychle a efektivně, což klade na dobrovolníky nemalé nároky.
Neméně důležitou součástí práce dobrovolníků je také zajištění občerstvovacích stanic, které jsou rozmístěny podél trati. Závodníci, zvláště při delších bězích, potřebují pravidelný přísun tekutin a energie, aby mohli podat co nejlepší výkon. Připravit tyto stanice, zajistit dostatečné množství vody, iontových nápojů, ovoce nebo jiných potravin, a zároveň vše bez problémů vydávat během samotného závodu, to vše je úkolem dobrovolníků. Pokud by tato část organizace selhala, mohlo by to mít negativní dopad nejen na výkon závodníků, ale také na jejich zdraví. Dehydratace nebo vyčerpání kvůli nedostatku občerstvení na trati jsou situace, kterým je třeba se za každou cenu vyhnout.
Bezpečnost závodníků je další prioritou, na kterou organizátoři běžeckých závodů kladou velký důraz. I zde sehrávají dobrovolníci neocenitelnou roli. Na trati jsou rozmístěni tak, aby mohli včas upozornit na případné problémy nebo poskytnout první pomoc, pokud by bylo potřeba. Ať už jde o drobné úrazy, vyčerpání nebo vážnější zdravotní komplikace, dobrovolníci jsou často prvními, kdo se k postiženému běžci dostanou. Je tedy nutné, aby byli pečlivě instruováni a případně proškoleni, aby dokázali v krizových situacích správně reagovat.
Pokud organizátoři nedokážou zajistit dostatečný počet dobrovolníků, může dojít k celé řadě problémů, které výrazně ovlivní celkový průběh závodu. Organizační zmatek, zpoždění jednotlivých částí akce nebo nedostatečná péče o závodníky jsou jen některé z negativních následků, které mohou nastat. Tyto problémy pak nezřídka vedou k tomu, že běžci nejsou spokojeni a svůj zážitek hodnotí negativně. To se může projevit poklesem počtu účastníků v budoucích ročnících, což může být pro organizátory velkým zklamáním i finančním problémem. Kromě samotných závodníků mohou být nespokojeni také diváci, kteří si často přijdou užít atmosféru akce, a pokud dochází k chaosu nebo zpožděním, může být jejich zážitek značně narušen.
Dobrovolníci tedy nejsou jen „pomocnou silou“, jak by si někteří mohli myslet, ale tvoří nepostradatelnou součást organizačního týmu. Právě díky jejich odhodlání, pracovitosti a nadšení mohou běžecké závody probíhat hladce a bez větších komplikací. Organizátoři by si proto měli uvědomit, že získávání, motivace a udržení dobrovolníků by měly být jednou z jejich hlavních priorit. Je důležité, aby dobrovolníci měli pocit, že jejich práce je oceňována a že jsou nedílnou součástí úspěchu celé akce. V opačném případě může být velmi obtížné přesvědčit lidi, aby se do těchto aktivit zapojili i v budoucnu.
Řešení: Jedním z nejdůležitějších kroků při řešení nedostatku dobrovolníků je správná a cílená propagace. Organizátoři musí zajistit, aby se informace o potřebě dobrovolníků dostala ke správné cílové skupině. K tomu mohou využít sociální sítě, které mají dnes obrovský dosah. Facebook, Instagram nebo místní komunitní skupiny na sociálních sítích mohou být efektivními nástroji. Dobrovolnictví je sice založeno na ochotě pomáhat, ale drobná motivace může hrát významnou roli při jejich rozhodování. Organizátoři by měli zvážit nabídku drobných benefitů, jako jsou například trička s logem závodu, občerstvení zdarma během akce nebo slevy na budoucí závody. Takové symbolické odměny nejen poděkují dobrovolníkům za jejich čas, ale také vytvoří pocit uznání. A kde kromě sítí dobrovolníky hledat? Co takhle zapojení místních organizací, které může výrazně pomoci při řešení problému nedostatku dobrovolníků. Sportovní kluby, školy, neziskové organizace a dokonce i místní firmy často disponují sítí lidí, kteří by mohli být ochotni pomoci. Například školy mohou nabídnout možnost dobrovolnictví studentům v rámci jejich komunitní služby nebo praxe. Rodiny a přátelé běžců mohou být další skvělou skupinou pro oslovení. Je pravděpodobné, že lidé, kteří mají blízký vztah k účastníkům závodu, budou mít větší motivaci se zapojit a podpořit akci. Organizátoři by proto neměli podceňovat sílu osobních kontaktů a doporučení. Řešení nedostatku dobrovolníků by nemělo být jen krátkodobým cílem. Organizátoři by měli pracovat na budování dlouhodobé strategie, která zahrnuje vytváření a udržování komunit dobrovolníků (Plánování v organizaci – psali jsme zde). Po skončení závodu je vhodné dobrovolníkům poděkovat formou e-mailu nebo osobního dopisu a zároveň je pozvat k účasti na příštím ročníku.
Dobrovolníci jsou nepostradatelnou součástí každého běžeckého závodu nebo komunitní akce. Jejich práce a čas jsou klíčové pro hladký průběh události, a proto je důležité věnovat náležitou péči jejich získávání, motivaci a udržení. Správnou propagací, nabídkou drobných benefitů, spoluprací s místními organizacemi a budováním pozitivního zážitku lze vytvořit silnou základnu dobrovolníků, kteří budou ochotní se podílet na dalších ročnících.
Pokud organizátoři investují čas a energii do řešení problému nedostatku dobrovolníků, nejenže zajistí úspěšný průběh závodu, ale také vytvoří komunitu lidí, kteří se rádi zapojí do budoucích akcí. Dobrovolníci nejsou jen pomocníky na místě – jsou základním stavebním kamenem každé úspěšné akce.
Náš seriál 10 fatálních chyb, které každý organizátor běžeckých závodů musí znát! 2. Chyba – Špatně označená trať pokračuje již ve středu
V neděli 2. února 2025 se můžete těšit na 4. díl našeho seriálu o chybách organizátorů. V tomto díle se zaměříme na Nesprávné měření času.
4. Nesprávné měření času
5. Podcenění občerstvovacích stanic
6. Nepřesné nebo chaotické informace pro účastníky
7. Nezohlednění bezpečnosti
8. Špatný odhad kapacity
9. Podcenění propagace závodu
10. Nedostatek zpětné vazby
